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36 séances de travail dédiées à l'opération : ça use les ripatons...


o présenter le travail au service lors de réunions préparatoires et communiquer sur l’avancement du projet ;
o planifier des séances de préparation des registres à numériser, assurées par chacun en fonction de ses contraintes et de sa charge de travail ;

sortir les registres la veille de chaque séance de travail, en :
  o les identifiant dans une liste,
  o notant les points de vigilance à respecter (lacunes, mélanges…),
  o repérant les volumes dans le magasin,
  o les chargeant sur un chariot,
  o les organisant dans la salle de travail ;

préparer les registres au début de chaque séance, soit :
  o faire découper un certain nombre de signets de couleurs différentes par nos ateliers,
  o attribuer un numéro d’ordre aux registres (pour les repérer dans notre tableau de récolement et assurer une meilleure traçabilité pour le prestataire) à l’aide de signets blancs,
  o signaler les points de vigilance (tranches chronologiques, types d’actes, parties de registres à exclure de la numérisation, …) à l’aide de signets bleus,
  o vérifier avec l’aide d’une restauratrice l’état matériel des registres (couvertures abimées, reliures en mauvais état,…) et éventuellement signaler les problèmes et prévoir une intervention d’urgence de préservation du document (pour que son état physique permette la numérisation).






















En séance de travail proprement dite :

o compter le nombre de pages à numériser selon les tranches chronologiques ou de types d’actes définies (signets bleus),
o encadrer les groupes de pages à ne pas numériser par des intercalaires portant des messages précis (interruption – reprise – fin de numérisation) à prendre en compte par le prestataire,
o relever les incohérences possibles de reliures (actes mélangés, césures chronologiques incohérentes) qui entraveraient votre lecture ;



o ainsi chaque agent doit compter plusieurs centaines de pages par ½ journée de travail et inscrire le décompte précis de ces pages sur les différents signets,


o un agent est chargé de reporter ce décompte dans un tableau de récolement et de suivi en regard du numéro d’ordre, de la cote, des tranches chronologiques et des types d’actes, tous propres à chaque volume. Dans ce tableau figure aussi le numéro de la caisse de destination du registre.


Enfin, vient le temps de la partie externalisée de ce travail, la numérisation proprement dite.
o Il reste alors à conditionner les registres en caisses de transport numérotées et à placer ces caisses sur palettes en attendant leur enlèvement par le prestataire.
o Le prestataire de numérisation choisi va prendre en charge les documents, opération pouvant mobiliser jusqu’à deux agents.



Au retour des registres numérisés par le prestataire il faudra les réintégrer en magasin en veillant bien à respecter leur ordre !


À cette étape, nous nous sentons quelque peu soulagés que tout se soit bien passé.
  ... Mais il nous reste encore à faire en sorte que vous puissiez consulter ces documents dans les meilleures conditions.