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La procédure de versement

Les opérations d’archivage des services du Département se déroulent annuellement selon le calendrier ci-joint.

Vous voulez effectuer un versement aux Archives départementales, anticipez la date de la campagne d’archivage et préparez votre versement en suivant les étapes suivantes :

Classer les dossiers et les conditionner.
Avant leur transfert aux Archives départementales, les documents proposés doivent être classés et conditionnés. Les dossiers de même nature seront regroupés et rangés dans un ordre logique (par exemple chronologique ou alphabétique) dans des boîtes d’archives standard. Seuls les documents sous forme de registres ou en boîtes d'archives (format recommandé : 10-12 cm ; exceptionnellement 15 cm) seront acceptés.
Toute opération nouvelle doit être précédée d’un contact avec les Archives départementales. (téléphone : 03 81 25 88 00 ou archives.departementales@doubs.fr ).

Remplir et faire valider le bordereau de versement par les Archives départementales.
Les boîtes doivent être numérotées de 1 à l’infini, toute autre indication est inutile. Les documents proposés doivent être décrits avec précision dans un bordereau. De la qualité de vos indications dépendra la facilité de recherche des dossiers. Sa rédaction mérite donc toute votre attention. Un premier essai, portant sur 3 ou 4 boîtes, sera impérativement transmis pour validation par courrier électronique (archives.departementales@doubs.fr). Si cette obligation n’est pas respectée, les corrections typographiques à apporter au bordereau seront à la charge du service versant.
Le bordereau de versement complet sera transmis à la même adresse par courrier électronique. Vous recevrez alors un courriel autorisant le versement, tandis que votre demande sera enregistrée dans un tableau destiné au service logistique. Aucun bordereau papier ne vous sera renvoyé signé à ce stade.

Un manuel a été spécialement rédigé pour vous guider dans le classement et le conditionnement de vos dossiers ainsi que dans la rédaction du bordereau de versement : n'hésitez pas à le consulter en cliquant ici.

Télécharger le modèle de bordereau de versement au format Microsoft Office.

Procéder au versement :
Les 4 exemplaires du bordereau signés du chef du service versant devront être joints aux boîtes et transmis aux agents du service logistique lors de la prise en charge des archives.
Après le versement, un exemplaire signé du directeur des Archives départementales vous sera retourné. Conservez-le dans votre service.



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