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La procédure de versement

Vous voulez effectuer un versement aux Archives départementales, suivez les étapes suivantes :

• Classer les dossiers et les conditionner.
Avant leur transfert aux Archives départementales, les documents proposés doivent être classés et conditionnés. Les dossiers de même nature seront regroupés et rangés dans un ordre logique (par exemple chronologique ou alphabétique) dans des boîtes d’archives standard. Seuls les documents sous forme de registres ou en boîtes d'archives (format recommandé : 10-12 cm ; exceptionnellement 15 cm) seront acceptés.
Toute opération nouvelle doit être précédée d’un contact avec les Archives départementales. (téléphone : 03 81 25 88 00 ou archives.departementales@doubs.fr ).

• Remplir et faire valider le bordereau de versement par les Archives départementales.
Les boîtes doivent être numérotées de 1 à l’infini, toute autre indication est inutile. Les documents proposés doivent être décrits avec précision dans un bordereau. De la qualité de vos indications dépendra la facilité de recherche des dossiers. Sa rédaction mérite donc toute votre attention. Un premier essai, portant sur 3 ou 4 boîtes, sera impérativement transmis pour validation par courrier électronique (archives.departementales@doubs.fr). Si cette obligation n’est pas respectée, les corrections typographiques à apporter au bordereau seront à la charge du service versant.
Le bordereau de versement complet sera transmis à la même adresse par courrier électronique. Vous recevrez alors un courriel autorisant le versement. Aucun bordereau papier ne vous sera renvoyé signé à ce stade.

Télécharger le modèle de bordereau de versement > format Microsoft Office (.docx) ou format OpenOffice (.odt) ; merci de ne pas modifier le format des modèles.

• Procéder au versement :
Fixer la date avec les Archives départementales (Christophe Binet ou, en son absence, Rachid Neghliz, téléphone : 03.81.25.88.00).
Joindre aux boîtes 4 exemplaires du bordereau signés du chef du service versant.
Après le versement, un exemplaire signé du directeur des Archives départementales vous sera retourné. Conservez-le dans votre service.



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