Mentions légales | Taille des caractères |



Le dépôt aux Archives départementales du Doubs

Quel que soit le statut de votre établissement, vous avez la possibilité d’effectuer un dépôt d’archives aux Archives départementales du Doubs.

Attention : un tel dépôt ne peut concerner que des archives dont la conservation est définitive.


Si vous voulez effectuer un dépôt d’archives aux Archives départementales du Doubs, il vous faut donc suivre les étapes suivantes :

1. Prenez contact avec les Archives départementales : vous serez guidé dans votre démarche ; si besoin, un agent se déplacera dans votre établissement pour évaluer avec vous la situation de vos archives et les problèmes inhérents à leur bonne conservation, il vous conseillera sur les éliminations réglementaires et pourra envisager avec vous un échantillonnage à but scientifique, historique ou statistique dans les dossiers pouvant être éliminés.

2. Procédez aux éliminations réglementaires : il est en effet essentiel de séparer les documents dont l’élimination a été décidée de ceux qui sont destinés à être conservés définitivement. Ayant ainsi notablement diminué le volume de vos archives, vous pourrez aborder plus sereinement la phase suivante.

3. Classez les dossiers et conditionnez-les : le dépôt d’archives en vrac aux Archives départementales est proscrit. Il vous faut donc regrouper les dossiers selon les rubriques proposées dans le plan de classement figurant dans le modèle de bordereau de dépôt (voir plus bas). À l’intérieur de chaque rubrique, vous rangerez les documents dans des boîtes en respectant un ordre logique : par type de document, puis par ordre chronologique ou alphabétique. Seuls seront acceptés en dépôt les documents conditionnés dans des boîtes d'archives (format recommandé : 10-12 cm ; exceptionnellement 15 cm).

4. Remplissez un bordereau de dépôt et faites-le valider par les Archives départementales. Les documents proposés doivent être décrits avec précision dans un bordereau dont vous pouvez télécharger le modèle. Tout n’est bien sûr pas à remplir : vous choisissez dans ces rubriques celle(s) qui concerne(nt) le dépôt auquel vous désirez procéder. Ce bordereau servira ultérieurement d’instrument de recherche, c’est-à-dire de clef d’accès aux documents : de la qualité de vos indications dépendra donc la facilité de recherche des dossiers. Les boîtes doivent être numérotées de 1 à l’infini, sans autre indication. Un premier essai, portant sur 3 ou 4 boîtes, sera impérativement transmis pour validation par courriel.
Le bordereau complet sera transmis à la même adresse par courriel. Vous recevrez alors un courrier électronique autorisant le transfert d’archives. Aucun bordereau papier ne vous sera renvoyé signé à ce stade.

5. Procédez au dépôt après avoir fixé la date avec les Archives départementales.

Joignez aux boîtes 4 exemplaires du bordereau signés du chef de l’établissement.

Après le dépôt, un exemplaire signé du directeur des Archives départementales vous sera retourné. Conservez-le dans votre établissement. L’un des exemplaires conservés par les Archives départementales sera mis en ligne sur le portail de recherche.

 

 << Précédent

 Retour