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Comptabilité

Pour plus d’informations, il convient de se référer à la circulaire AD 93-5 du 26 novembre 1993 intitulée « Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services financiers et économiques ».
Attention : bien que ce texte ne le mentionne pas, il est obligatoire de conserver les pièces justificatives des comptes au moins jusqu’au quitus, c’est-à-dire jusqu’à l’achèvement du contrôle du comptable (receveur) de l’hôpital par la chambre régionale des comptes.

 

Budgets, comptes de gestion, comptes administratifs : conserver indéfiniment.

Grand livre relevant du service financier : seul un type de grand-livre doit être conservé indéfiniment, les différentes séries éditées à partir de l’outil informatique comprenant des informations redondantes. Le grand-livre le plus utilisable pour l'historien paraît être le grand-livre par compte, qui répertorie les mouvements comptables par poste de dépense.
Ce grand-livre peut, en cas de manque de place, n'être conservé qu'une année sur 5 (années en 0 et 5 : 2000, 2005, etc.). En effet, sa conservation a pour but de témoigner des dépenses de l'hôpital de façon globale, et non de faire des recherches administratives sur une dépense donnée.
Les autres grands-livres doivent en principe être conservés au moins 5 ans + quitus. La destruction peut avoir lieu plus tôt si et seulement si d'autres documents sont conservés (bordereau-journal des mandats, par exemple) permettant de trouver les informations que pourrait demander le juge des comptes.

Grand livre des stocks relevant de l’économat : à conserver indéfiniment.

Quittancier appelé parfois grand livre (état récapitulatif des quittances) : éliminer après 5 ans + quitus. À ne pas confondre avec le grand livre des stocks qui est à conserver.

Journal des entrées et des sorties : éliminer après 5 ans + quitus.

Fiches budgétaires : éliminer après 5 ans + quitus.

Documents relatifs aux régies (recettes et avances) : éliminer après 5 ans + achèvement du contrôle du régisseur qui, dans le cas des régies, doit être considéré comme valant quitus.

Bordereaux de caisse, lettres d’envoi aux caisses des avis de sommes à payer : éliminer après 5 ans + quitus.

Listes des titres émis : éliminer après 5 ans + quitus.

Bordereaux journaux des titres de recettes : éliminer après 5 ans + quitus.

Etats obligatoires (balances, bordereaux de recettes et de mandats) : éliminer après 5 ans + quitus.

Frais de séjour : éliminer après 5 ans + quitus.

Etats annuels des stocks et de la consommation par produits : une année sur cinq doit être conservée sur support papier (années se terminant par 0 ou 5) ; éliminer les autres après 5 ans + quitus.

Factures : éliminer après 10 ans.

Marchés d’alimentation : conserver 10 ans à compter du solde, sauf les offres non retenues à éliminer au bout de 5 ans à compter de la date de la consultation.

Documents de suivi budgétaire : éliminer après 2 ans.

Comment savoir si le quitus a été obtenu ?
Il faut en premier lieu interroger le receveur de l'hôpital car c'est lui, en tant que comptable, qui reçoit quitus à titre personnel. Le service des finances de l'hôpital doit également pouvoir dire quels sont les derniers exercices qui ont été directement contrôlés.

 

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