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Personnel

Pour plus d’informations, il convient de se référer à la circulaire AD 94-6 du 18 juillet 1994 intitulée « Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services chargés de la gestion du personnel et de la formation »


Dossiers de personnel : conserver 90 ans à partir de la naissance des personnes ; à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), conserver définitivement les dossiers des patronymes commençant par les lettres B et T.
Opter pour un classement par ordre chronologique, de préférence par année de naissance : tout autre tri chronologique oblige à rouvrir les boîtes régulièrement pour vérifier si la DUA est achevée ; le tri alphabétique, qui rend toute opération d’élimination impossible en pratique, n’est pas recommandé.
Sont à conserver dans les dossiers de personnel, les décisions de travail à temps partiel du personnel ainsi que les autres décisions ayant une influence sur la rémunération (congés maternité, congés de longue maladie, etc.), les contrats de travail temporaire et les stages rémunérés.

Demandes d’emploi sans suite : éliminer.

Candidatures non retenues : éliminer après 1 an.

Formation continue : éliminer après 5 ans quand il y a un récapitulatif par personne ou des états récapitulatifs des actions de formation et du personnel qui les a suivies.

Stages organisés pour des personnes externes : garder des échantillons.

Concours : garder les années 3 et 8 et les premiers concours de domaines spécifiques (premiers informaticiens par exemple).

Effectifs journaliers : éliminer après 5 ans (se trouvent dans le bilan social).

Plannings : éliminer après 5 ans.

Feuilles de congés, états de présences : éliminer après 5 ans.

Fiches de congés et de maladies, y compris des agents sortis : éliminer après 2 ans.

États statistiques des absents : éliminer après 5 ans.

Ordres de mission : éliminer après 5 ans + quitus.

Sectorisation (déplacements de médecins à domicile) : éliminer après 5 ans + quitus.

TUC, CES : n’entraînant aucune cotisation retraite, les dossiers de TUC peuvent être éliminés tandis que les dossiers de CES sont à conserver comme les dossiers de personnel.

Dossiers concernant les grèves de personnel : à conserver après un échantillonnage (la durée d’utilité administrative est de 5 ans + quitus).

 

Salaires

Bordereaux de paie, bulletins de salaires, DADS (déclarations annuelles des données sociales) : conserver 50 ans le document le plus complet (en principe les DADS), éliminer les fiches de paie et les bordereaux comptables après 5 ans + quitus.

Il est très important de conserver la trace des salaires de chaque membre du personnel.

Documents préparatoires de la paie : éliminer après 10 ans.

Dossiers URSSAF, IRCANTEC, CNRACL, chômage : éliminer après 5 ans + quitus à la condition qu’un document récapitulatif donnant la rémunération du personnel soit conservé.

 

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